Organisation eines Online-Events – zum Beispiel BDG-Designwerkstatt 2021

Am 11. und 12. Juni fand die BDG-Designwerkstatt 2021 des BDG – Berufsverband der Deutschen Kommunikationsdesigner statt, die ich gesamtverantwortlich geplant und durchgeführt habe. Eineinhalb Tage mit Keynote, Workshops, Party, einem gemeinsamen Spaziergang und vielem mehr. Drei Kolleg:innen aus dem BDG sowie das Präsidium und die Geschäftsstelle haben mich dabei sehr gut unterstützt. Als die Planung im Herbst 2020 startete, ist der Verband noch ganz optimistisch davon ausgegangen, dass es eine Präsenzveranstaltung werden kann ähnlich wie die BDG-Zukunftswerkstatt, die 2018 im Wannsee-Forum in Berlin statt fand.

Zum Jahreswechsel 2020/21 haben wir dann entschieden, das ganze auf ein Online-Event umzustellen. Fast ein Jahr Pandemie hatte gezeigt, was bei Online-Events gut klappt, wo Unterschiede zu Vor-Ort-Veranstaltungen sind und worauf man unbedingt achten muss. Vor allem der Austausch zwischendrin oder am Abend, wenn keine Workshops o.ä. statt finden, ist schwer zu simulieren. Ich habe mir im Vorfeld viele Online-Events angesehen (auch wenn sie inhaltlich nicht immer zu meinen Interessen passten), um zu verstehen, was funktioniert und was nicht. Daraus ist das Konzept der BDG-Designwerkstatt entstanden, das ich hier stichpunktartig wiedergebe:

  • Limitierung der Teilnehmer:innen-Zahl für leichteren Austausch untereinander und bessere Arbeitsatmosphäre in den Workshops
  • Wir haben in erster Linie mit Zoom gearbeitet, da dieses Tool den meisten Teilnehmer:innen bekannt war
  • Vor dem Event gab es zwei Termine für einen Technik-Check, die auch uns im Orga-Team noch wertvolle Rückmeldung für die Event-Tage gaben
  • Zum Start helfen Icebreaker den Teilnehmer:innen, anzukommen und sich schon mal ein bisschen gegenseitig kennen zu lernen
  • Nur drei Workshops parallel, die alle zwei mal (Vormittag/Nachmittag) angeboten werden. So kann jede:r Teilnehmer:in an zwei der drei Workshops teilnehmen und ärgert sich nicht zu sehr, zu viel tolle Sachen, die parallel laufen, zu verpassen. Zugleich hilft das dabei, übervolle Workshops zu vermeiden
  • Da jeder Workshop zweimal statt findet, bekommen alle Referent:innen eine:n Assistent:in zur Unterstützung
  • Die Workshops fanden in Breakout-Räumen statt (eine Funktion von Zoom). Im “Haupt-Raum” blieb immer jemand zurück, um bei technischen oder anderen Problemen zu helfen
  • Pausen sind fast das Wichtigste bei so einer Veranstaltung: Die Workshops dauerten nicht länger als 90 Minuten, beinhalteten aber eine Pause nach ca. der Hälfte
  • Über ein gemeinsames Miroboard wurden für alle Teilnehmer:innen die Ergebnisse, Links und mehr gesammelt
  • Eine Physiotherapeutin hat per Video Übungen gezeigt, mit denen die Teilnehmer:innen direkt vorm Bildschirm etwas für ihre Gesundheit tun können und so einen Workshop- oder jeden Arbeits-Tag besser zu bewältigen
  • Alle Teilnehmer:innen bekamen vorher eine Goodie-Box zugeschickt mit Snacks, Lesestoff, Videokonferenz-Karten und einigem mehr, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu unterstreichen
  • Wer wollte, konnte gemeinsam online Mittagessen und die Pasta mit Pesto, was beides auch in der Goodie-Box war, zubereiten und essen
  • Anschließend gab es einen gemeinsamen Spaziergang: Wer wollte, ging mit Smartphone vor die Tür und schloss sich auch über Zoom mit anderen Teilnehmenden zusammen. Ohne Themenvorgabe wurde gemeinsam geklönt, Vogelstimmen gelauscht oder auch das eine oder andere Foto geteilt. Auch hier nutzen wir Zooms Funktion der Breakout-Räume, damit die einzelnen Gruppen nicht zu groß wurden und man im Fall der Fälle auch mal die Gruppe und das Gesprächsthema wechseln konnte.*
  • Abends gab es eine virtuelle Party. Dafür wurde das Online-Tool absichtlich gewechselt: Statt Zoom, das viele eher mit »Business« verbinden, trafen wir uns via Spatial.Chat: Dort boten verschiedene Räume die Möglichkeit, sich entweder am Kaminfeuer, an der Bar mit Lounge-Musik, in der Küche oder auf dem Dancefloor zu treffen. Für letzteren waren per Livestream zwei DJs zugeschaltet, die ein wunderbares, zum Tanzen animierendes Set ablieferten
  • Ein paar Tage nach Veranstaltung noch einen Postkarten-Gruß verschicken zum Abschluss des Events, um es zugleich im Alltag wieder ins Gedächtnis zu rufen

Man erkennt gleich – und auch meine Zeiterfassung sagt dasselbe: Ein Online-Event zu organisieren ist nicht weniger Aufwand als eine Präsenzveranstaltung.

Das anschließende Feedback war sehr positiv und hat gezeigt, dass sich der Aufwand gelohnt hat. Hier die Kurzversion:

Auf der Website des BDG gibt es einen Rückblick auf die Veranstaltung. Ein Teilnehmer fasst es so zusammen:

Online-Workshops können Spaß machen …

Insbesondere die Abwechslung durch viele Pausen und andere Aktionen kam neben den Workshops sehr gut an und sollte als Learning für zukünftige Events – online wie offline – beachtet werden. Auch technisch hat durch die intensive Planung alles reibungslos funktioniert, so dass seitens des BDG bereits die nächste derartige Veranstaltung angedacht wird.

Ich konnte dabei zeigen, dass ich über konzeptionelles und technisches Know-how verfüge, um so ein Event reibungslos durchführen zu können – natürlich vorher und auch während des Events unterstützt durch Kolleg:innen.


Seit vielen Jahren organisiere ich Veranstaltungen für die Design-Community. Als Standortleiter der InDesign User Group Hamburg veranstalte ich seit 2012 regelmäßig Events, in der Spitze mit über 200 Teilnehmer:innen – eigentlich als Präsenzveranstaltungen, seit Corona aber natürlich online. 2015 habe ich mit Kollegen zusammen die mehrtägige Publishing-Konferenz PUBKON in Köln organisiert. Außerdem war ich für das Kreativ-Netzwerk AGD und bin für den Berufsverband der Kommunikationsdesigner BDG aktiv. 


* Für diese Idee habe ich hilfreichen Input von Albert Bartel bekommen, der ein ähnliches Format in Münster veranstaltet.