Wenn Sie eine Datei irgendwann auch mal an jemand anders schicken, denken Sie bitte von Anfang an auch über die Benennung nach. Nicht alles, was sich Ihnen sofort erschließt – weil die Datei vielleicht in einem bestimmten Ordner liegt –, ist für andere sofort nachvollziehbar.
Wenn man erst durch Öffnen einer Datei Rückschlüsse auf deren Inhalt schließen kann, geht je nach Datei-Typ mitunter unnötig Zeit verloren. Ich selbst versuche mich an diese einfachen Regeln zu halten:
- Der Dateiname enthält Rückschlüsse auf den Inhalt.
- Keine Leerzeichen. Besser mit Bindestrichen oder Unterstrichen arbeiten.
- Keine Umlaute, kein ß. Die machen auch heute mitunter noch Probleme beim E-Mail-Versand bzw. Empfang.
- Zusätzlich zum Datum oder anstelle des Datums enthält der Dateiname eine Nummerierung. Das schafft Klarheit, selbst wenn an einem Tag zwei Versionen entstehen. Am besten zwei-ziffrig, damit auch bei mehr als neun Versionen die Ordnung erhalten bleibt.
- Das Datum mit dem Jahr beginnen, also: JJJJ-MM-TT oder JJJJMMTT. Ich bevorzuge vier Ziffern für die Jahreszahl, weil es dann schneller als Jahr erfasst werden kann, als wenn nur zwei Ziffern genommen werden.
- Niemals nie ein „final“ o.ä. benutzen. Wie oft kommt es vor, dass es noch (mindestens) eine Version nach der finalen gibt? Eben.
- Den Dateinamen über alle Versionen durchgehend gleich lassen, bis auf die Nummerierung (oder notfalls noch das Datum).
Also zum Beispiel:
Inhalt-der-Datei-01.docx
oder
Inhalt-der-Datei-2020-06-15-v01.docx
oder
Inhalt-der-Datei-200615.docx
Natürlich gibt es viel ausgefeiltere Ansätze, Dateien zu benennen. Und auch für Ordner existieren Empfehlungen unterschiedlichster Komplexität. Mit meinem Ansatz bin ich bislang gut zurecht gekommen.
Eine Ergänzung: Mitunter, zum Beispiel bei Rechnungen, ist es auch sinnvoll, eine Absender-Kennung mit einzubauen.
Und noch eine Ergänzung: Benamung oder Benamsung? Schwierig. Sehr schwierig. Ersteres kennt der Duden nicht, letzteres nur »umgangssprachlich scherzhaft veraltend«. Es heißt Benennung.
